A gestão da produtividade é, cada vez mais, um desafio para líderes de empresas de todos os portes e segmentos. Hoje os usuários de computadores dentro de uma organização estão excessivamente conectados e interligados, o que pode ser um problema para o processo produtivo. O excesso de informação pode incomodar até os colaboradores, que estão expostos a um número cada vez maior de ferramentas e, muitas vezes, não conseguem mensurar sua rotina de trabalho.

Contudo, existem algumas soluções de TI que podem ser muito úteis na hora de melhorar a produtividade da equipe. Abaixo, veja algumas dicas:
Use um bom gerenciador de tarefas
Somente com processos ajustados e bem definidos é possível tornar o trabalho mais fluido e produtivo sem perda da qualidade. Por isso, é importante utilizar uma ferramenta que gerencie as tarefas em tempo real, facilite a delegação de atividades e também permita que os resultados sejam visualizados por todos.

Um bom gerenciador de tarefas deve conter calendários e agendas, padronização de criação e armazenamento de documentos - para que sejam encontrados de forma rápida - históricos de atividades, histórico de e-mails trocados etc.

O ideal é que a ferramente dê a toda a equipe um panorama de como está o andamento da operação ao mesmo tempo em que dê ao gestor a possibilidade de geração de relatórios gerenciais para que os líderes tomem decisões em tempo hábil.
Trabalhe com ferramentas via web e, de preferência, mobile
A possibilidade de trabalhar e colaborar em equipe de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, sem sombra de dúvidas ajuda muito na produtividade. Neste sentido, sistemas que possam ser acessadas via web por dispositivos móveis como tablets e smartphones ajudam muito.

Imagine um vendedor que vá até o cliente para efetuar uma venda. O tempo que ele perde anotando os itens vendidos e repassando para que alguém no escritório insira os dados no sistema pode ser grande, dependendo da distância ou das condições de comunicação. Se ele tiver acesso a uma ferramenta de vendas via internet, este tempo é agilizado e, assim, poderá atender mais clientes remotamente. Isso vale para qualquer outra atividade em que as pessoas possam colaborar remotamente. Estar nas dependências da empresa para poder trabalhar pode ser muito improdutivo e demorado.
Integre todas as unidades do seu negócio
Uma empresa com várias filiais ou escritórios em diferentes locais não pode trabalhar com vários sistemas que não conversam entre si. É preciso que as ferramentas sejam integradas e facilitem ao máximo a consolidação dos dados - da gestão comercial à gestão de estoques. Cada vez que um dado é inserido nos sistemas, ele deve gerar informações para todos os departamentos e unidades de negócio envolvidos na atividade.
Use softwares que ajudem na criação e na mensuração de indicadores de desempenho
Gerir o desempenho de cada membro ou da equipe como um todo pode ser um trabalho muito oneroso se a empresa não conta com soluções que ajudem a criar e mensurar indicadores de desempenho.

O ideal é que o sistema possa ser parametrizado para mostrar em tempo real quais são as métricas e indicadores que precisam ser cumpridos nos períodos pré-estabelecidos e que facilitem na hora do gestor cobrar estes resultados.

Você gostou destas dicas? Como sua empresa tem usado a TI para melhorar a produtividade da equipe? Deixe um comentário!