A comunicação por e-mail é uma forma específica de expressão e tem suas características. É importante observar algumas regras de etiqueta e boa educação na internet, porque da comunicação por e-mail podem resultar mal-entendidos nos relacionamentos de trabalho ou mesmo pessoais. Valem as regras comuns de boa conduta e educação e mais algumas outras. 

Dicas importantes na comunicação por e-mail
Educação

É importante ser sempre cordial e educado. Uma apresentação agradável vai colaborar para a boa vontade do destinatário em agir no sentido do que está sendo solicitado ou em compreender o que está sendo explicado e até no seu empenho de dar um retorno o mais breve possível.

Seja prático

A maioria das pessoas está sempre muito ocupada. Nada de escrever e-mails longos em linguagem complicada. Vá direto ao assunto e procure resumir tudo em dois ou três parágrafos. Caso seja um assunto mais longo a explanar, é melhor fazer um documento em separado e enviar como anexo.

Assunto

Nunca esqueça de preencher o campo assunto. Não pressione a pessoa escrevendo tudo em maiúscula ou “URGENTE” e “IMPORTANTE”. Ao invés disso seja criativo e escolha um nome para o assunto que chame a atenção, que possa despertar o interesse da pessoa. Para enviar e-mails apenas informativos, use a sigla PSC (Para Seu Conhecimento) junto ao assunto.

Linguagem e texto

A linguagem e o texto utilizados são muito importantes. Revise e edite seus e-mails, leva apenas alguns minutos. Ninguém gosta de receber uma mensagem cheia de erros, seja de gramática ou ortografia ou de simples digitação. Então capriche e, na revisão, observe se pode resumir um pouco mais ou se pode procurar expressões ou palavras mais adequadas. O efeito do seu e-mail vai depender das palavras utilizadas. Cuidado para não ser autoritário nem excessivamente submisso. Não use gírias nem abreviações, porque o destinatário pode não conhecer. Uma linguagem formal, porém simples, é o mais adequado.

O uso de maiúsculas

Só use maiúsculas em e-mail em início de frase ou período ou para nomes próprios e siglas. A palavra inteira escrita em maiúscula na Internet tem o sentido de estar falando mais alto ou mesmo gritando. Muito cuidado com isso, pois pode dar a impressão de estar querendo forçar a pessoa a fazer o que você quer e produzir uma reação contrária ao que você está esperando.

Cordialidade e Sinceridade

Não se esqueça de usar as palavrinhas mágicas “Por favor”, “Obrigado”, “se puder”, “muito grato”, etc. É importante ser sincero e resistir a usar ironia. Mesmo uma linguagem subliminar pode pesar para o destinatário. E, não tenha dúvidas, a pessoa que recebe a mensagem percebe se o outro está sendo sincero.

Avise sobre o anexo

Ao enviar um anexo, especifique brevemente o que ele contém, avisando no corpo do e-mail que está seguindo um anexo.

Assine os e-mails

Todos os e-mails devem ser assinados. Os de cunho profissional devem ter assinatura automática, especificando cargo e qualificações da pessoa. A assinatura automática deve vir com nome completo, profissão, curso, endereço de e-mail, telefone e mais o que for necessário para contato. Nos provedores de e-mails mais conhecidos, pode-se fazer assinaturas automáticas.

Nunca envie e-mail quando estiver emotivo

Se recebe um daqueles e-mails em que a pessoa equivocou-se a seu respeito, não está entendendo muito bem a situação ou mostra-se folgada em alguma situação, simplesmente não responda na hora. Resista, mesmo que sua vontade seja dar uma resposta a altura. Feche o e-mail, vá beber água e reflita: qual será a melhor atitude a tomar? Quais serão as consequências  desta ou daquela resposta? Pondere a posição da pessoa e seu temperamento e o que você tem a ganhar ou perder “respondendo à altura”. Se for se prejudicar ou prejudicar o andamento de um trabalho ou projeto, prefira a diplomacia. Em todos os casos, uma atitude serena e palavras educadas desarmam qualquer pessoa. Vale a pena tentar.

Cordial e solícito

Ao final dos e-mails é de praxe utilizar as palavras “cordialmente” e “atenciosamente”. Seja solícito com as pessoas que lhe mandam mensagens, respondendo o mais rapidamente possível seus e-mails. Se tiver que verificar algo sobre o que a pessoa está pedindo, ou estiver muito ocupado, dê uma resposta breve, dizendo que vai verificar.  Se a pessoa estiver te informando de uma coisa que você já sabe, comente gentilmente a informação, pode dizer que já sabia, mas não deixe de agradecer o interesse dela por você.

Alertas importantes

O uso do e-mail também exige algumas regras de segurança. Para livrar-se de vírus e assédios indesejados:

Nunca clique numa mensagem desconhecida, principalmente se tiver estímulos fortes, como ver fotos picantes e acontecimentos  inusitados.
Nunca forneça dados pessoais ou de sua conta bancária pelo e-mail, geralmente os bancos não solicitam isso por esta forma de comunicação.
Desconfie de propostas “mirabolantes” envolvendo quantidades de dinheiro.
Não abra cobranças vindas de órgãos ou instituições com as quais você desconhece ter qualquer dívida. Na dúvida, entre em contato depois por telefone.
Uma verificação inicial da validade dos e-mails consiste em posicionar o mouse sobre o remetente para identificar o endereço de quem enviou. No rodapé das mensagens também deve aparecer o endereço da empresa ou site. Caso haja dúvidas, não abra. Para uma validação mais precisa, há pequenos programas e profissionais que prestam esse serviço.

Você já teve alguma experiência marcante com trocas de e-mail? Compartilhe com a gente nos comentários.